如何漂亮離職,留下好名聲


2004年7月 Cheers雜誌

主講:嚴夢萍(技嘉科技人力資源課副理)

整理--石振弘

不適當的離職,不但會造成部門同事的負擔,也會影響到你未來職場生涯的發展。因為,未來每一次在應徵新工作時,對方一定會調查你過去的工作態度,當然包括離職時是否負責。所以,你要注意以下幾件事:

如何說:「我要離職了」

許多人辭職時,僅利用電話或是電子郵件的方式向主管提出辭呈,這種不尊重主管的辭職方式,其實是職場上的大忌。

使用電話與電子郵件,通常是為了簡短的通知或是確認。然而,離職不僅只是一個人去留的問題,而是關係到部門,甚至是整個公司的運作。因此,提出離職時,應該要很正式地與主管約時間,然後面對面地向主管說明離職的原因、預計的時間,以及目前業務進行的狀態,幫助主管安排業務交接。

該多久前提離職?

首先,一定要遵守公司既有的離職程序,在公司規定的期限前提出離職申請。這是善意離職的第一步。

接著,年資越久或是職位越高的人,需要傳承的經驗也較多,所以提出離職的時間點也會比公司的規定還要提前,讓部門同事有更充裕的時間辦理業務交接。

別忘了,在計算業務交接的時間時,除了日常的業務,還要考量一季或是一年才會碰到的突發性業務,這些經驗傳承所需要的時間,都應該事先被納入你的離職計畫。

另外,最好選擇在負責的專案結束,或是部門內已經有人可以接手你的業務時離職,可以降低對公司的衝擊,也為自己留下一個自始至終都負責的印象。

如果主管不讓你離職,怎麼辦?

通常有兩種狀況。第一種狀況是你平常雖然表現不好,但是主管礙於業務尚未完成交接,或是還沒找到可以承接的人,而暫時不批准離職。另一種狀況是你的表現很好,主管希望慰留。

前者,只要業務交接順利,通常主管不會再為難。如果是後者,你已經做好非離職不可的決定,而主管卻又強力慰留。建議你,一方面向人力資源部門提出正式離職的申請,開始進行業務交接的動作,以及準備辦理離職手續。

另一方面,再找機會,很正式地與主管約時間,向主管表明自己離職的決心,並且告知已經在辦理業務交接。如果你已經負責任地溝通以及辦理交接,主管還是不同意離職,最後只好委請人力資源部門介入協助。

至於,何時該將自己離職的事告知同事,以及該如何告知?

如果是有業務來往的下屬或同事,應該在提出離職時就正式的告知,讓合作的同事可以開始調整工作分配與業務承接。如果是沒有業務來往的同事,為了避免影響其他人的工作心情,就等到對方詢問,再行告知即可。

要特別提醒的是,如果是要轉職到相互競爭的同業工作,建議善意地隱瞞下一個工作去向,避免動搖同事對公司的信心。回答可以是尚未決定下一個工作,或是還在等待通知。

離職要做的事與不要做的事

離職時,應該列出業務的交接清單,請接任的同事與主管確認簽收。找主管簽收的目的是協助你再次確認是否有業務忘記交接。

接著,留下聯絡的方式以及合適聯絡的時間,讓同事或主管可以在適當的時間與你聯絡遺漏的交接事項。

最後,你應該發一封感謝函告訴同事或客戶你要離職,並附上業務接任者的簡介與聯絡方式,方便業務正常運作。

當然,離職時也有不該做的事。包括不要對公司有任何批評言語以及內部挖角的動作,這些對公司的傷害都很大。

以上這些「離職計畫」,不但會影響到你當下是否能順利離職,也會決定你在結束這段職場生涯時,是被劃上完美的句號,還是令人質疑的問號。


2004年7月 Cheers雜誌 / 嚴夢萍 / 93.7.21上網